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Nur drei von fünf Arbeitstagen sind wirklich effizient – co:Lab

Nur drei von fünf Arbeitstagen sind wirklich effizient

Ablenkung, unwichtige Mails, ergebnislose Besprechungen: Im Büroalltag geht durch ineffiziente Strukturen eine Menge Arbeitszeit verloren

So einen Arbeitstag hat wohl jeder schon einmal erlebt: Vormittags eilt man von Besprechung zu Besprechung, nach der Mittagspause bearbeitet man einen Berg an Mails und zwischendurch klingelt auch noch das Telefon alle zehn Minuten. Am Ende des Tages hat man das Gefühl, kaum etwas geschafft zu haben. Und das, obwohl man sich eigentlich auf ein wichtiges Projekt konzentrieren wollte.

Ein Problem, mit dem Büroangestellte immer häufiger kämpfen müssen, denn die Kommunikationsaufgaben nehmen in der modernen Arbeitswelt immer weiter zu. Schon 2013 hat eine breit angelegte Online-Befragung unter 1.500 Büroangestellten, Selbstständigen und Chefs ergeben, dass pro Woche nur drei von fünf Tagen für produktive Arbeit übrigbleibt. Die restlichen zwei Tage investieren die Befragten in die Bearbeitung von Mails, Besprechungen – und Ablenkung.

Viele Mails werden als unproduktiv bewertet

Kommunikation ist ein elementarer Teil in modernen Arbeitsprozessen, deshalb ist es nicht verwunderlich, dass sie – gerade im Zuge der Digitalisierung – immer mehr Raum einnimmt. Interne Absprachen, Kundenkontakte und prozessualer Austausch ermöglichen erst die produktive Projektarbeit. Doch jeder vierte Studienteilnehmer bewertet mehr als die Hälfte der eingehenden Mails als unproduktiv. „Gleichzeitig werden in Besprechungen vereinbarte Todos nur zu 60 Prozent umgesetzt“, so die Studienleiter in einer Pressemitteilung. Im Schnitt verbringt ein Arbeitnehmer 19 Prozent seiner Arbeitszeit in Besprechungen – je größer das Unternehmen, desto höher der Kommunikationsbedarf.

Neben ineffizienten Besprechungen und unproduktiven Mails gibt es laut der Erhebung noch weitere Zeitfresser: Unaufgeräumte Arbeitsplätze zum Beispiel sorgen für hohe Such- und Wartezeiten. Fehlende Schnittstellen zwischen zwei Abteilungen können ebenso Zeit kosten wie unsortierte Datensammlungen auf den Servern.

Schon ein aufgeräumter Arbeitsplatz spart Zeit

Die gute Nachricht der Studie lautet daher: Allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz kann ein durchschnittlicher Büroangestellter um 20 Prozent effektiver arbeiten.

Durchgeführt wurde die Studie vom privaten Hochschulverband AKAD Leipzig und dem Weiterbildungsdienstleister tempus GmbH. Die Daten wurden zwischen Januar und März 2013 in einer zweiteiligen Online-Befragung erhoben.

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