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So wird Ihr Meeting zum Erfolg – co:Lab

So wird Ihr Meeting zum Erfolg

An manchem Arbeitstag folgt eine Besprechung auf die nächste. Um trotzdem keine Langeweile aufkommen zu lassen, müssen nur ein paar Regeln befolgt werden

Es gibt wohl kaum einen Angestellten, der diese Situation nicht kennt: Die Besprechung mit den Kollegen neigt sich dem Ende zu, der Kaffee wird langsam kalt und alle wichtigen Themen sind besprochen, da meldet sich einer mit einem Punkt, „über den wir unbedingt noch reden sollten“. Ein imaginäres Raunen geht durch den Besprechungsraum. Eigentlich ist schon alles gesagt, nur eben nicht von jedem.

Meetings sind unabdingbarer Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmensplanung und -kommunikation. Sie dienen dem freien Austausch, der Entwicklung von Ideen, der Projektplanung, der Diskussion oder der Kritik. Damit Besprechungen aber nicht planlos vor sich hindümpeln, langweilen oder den Rahmen sprengen, sollte man einige Regeln beachten. Die dpa hat ein paar wertvolle Tipps für erfolgreiche Arbeitssitzungen gesammelt:

  • Der Zeitpunkt

„Gleich am Montagmorgen zwei Stunden in einer Besprechung sitzen, das muss nicht sein“, sagt Karrierecoach Ute Bölke der dpa. Wer seinen Kollegen solch einen Termin in den Kalender setzt, muss davon ausgehen, dass die Motivation schon von Anfang an im Keller ist. Auch sollten Chefs darauf achten, dass die Meetings pünktlich beginnen. Grundsätzlich sollte man sich immer die Frage stellen: Ist dieses Meeting überhaupt nötig?

  • Ein klares Ziel

Welchen Zweck soll die Besprechung erfüllen? Steht das Ziel nicht fest, verlaufen Besprechungen meist chaotisch. Ein Meeting sollte einer ordentlichen Struktur folgen, jeder Teilnehmer sollte seine Aufgaben kennen. „Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, das Meeting zu einem Erfolg zu machen“, sagt Coach und Autor Michael Gerharz der dpa.

  • Komplexe Zusammenhänge darstellen

Ein Kollege wiederholt, was andere schon längst gesagt haben. Das kann an der Komplexität der Inhalte liegen. „Manchmal hören die einfach nicht gut zu. Bei komplexen Themen aber kann man einfach nicht alles im Kopf behalten“, sagt Gerharz. Er empfiehlt: Diskussion aufschreiben, Gedanken visualisieren, zum Beispiel über einen Beamer oder am Whiteboard. Außerdem empfiehlt sich ein Moderator, der das Gespräch lenkt.

  • Viel reden hilft nicht viel

Den Kollegen kennen auch die meisten: Er spricht und spricht und spricht. Die Sätze sprudeln nur so aus ihm heraus, doch wirklich beitragen kann er zu der Besprechung nur wenig. „Viel reden spricht nicht für Kompetenz“, sagt Gerharz. Viel effizienter und kompetenter seien jene Kollegen, die ihre Gedanken einfach und prägnant formulieren könnten. Daher sollten sich die Teilnehmer schon vor der Besprechung überlegen, was sie eigentlich sagen wollen.

  • Disziplin und Ehrlichkeit

Wer schlecht oder gar nicht vorbereitet in ein Meeting kommt, stiehlt seinen Kollegen wertvolle Arbeitszeit. Das sollte man dann nicht mit ziellosen Allgemeinplätzen versuchen zu vertuschen, sondern besser ehrlich zu den Kollegen am Tisch sein. Dann kann die Zeit immerhin genutzt werden, um die Agenda noch umzustellen. Auch eine ehrliche Rückmeldung über den Ablauf der Besprechung kann helfen, das nächste Meeting noch spannender zu gestalten.

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